Aquatica Online, o sistema de gestão que revolucionou os esportes aquáticos no Brasil

JulianRomero Sistemas 3 Comentários

Em dezembro de 2005 iniciou-se uma parceria entre Swim It Up! e a Federação Aquática Paulista que revolucionaria a forma de gerir informações, inscrições e resultados das 5 modalidades aquáticas, primeiramente no estado de São Paulo, e pouco tempo depois no Brasil.

Vamos abordar o contexto histórico e de tecnologia na época, que influenciou as diversas decisões ocorridas e desenvolvimento do sistema. Na época, existia um programa em Windows chamado “CBDA System“, de propriedade da Confederação Brasileira de Desportos Aquáticos, onde através dele as 27 Federações Aquáticas controlavam seus atletas federados e suas competições. Os dados eram centralizados na CBDA através de troca de arquivos específicos e o programa permitia executar de forma tranquila uma competição de natação. O problema concentrava-se, para a Federação Paulista, nas inscrições.

Com a maior base de atletas do país, o processo de inscrição era manual. Envolvia um “mapa de inscrição” em papel, enviado muitas vezes por fax – o e-mail ainda não era massivamente utilizado e havia muita restrição quanto ao envio por causa da falta de scanner e do tamanho total do arquivo enviado – e este mapa refletia as provas da competição que, por sua vez, servia de base para que os técnicos marcassem as provas que seus atletas seriam inscritos.

Modelo do mapa de inscrição em papel

O mapa de inscrição por vezes era composto de 4 ou mais páginas devido ao longo programa de provas, e isso valia para qualquer tipo de evento, de Campeonato Paulista até um simples Torneio Amistoso.

Após o preenchimento do mapa, onde o técnico deveria incluir não só o “X” de inscrição mas citar o tempo de balizamento e a data quando o tempo foi obtido, o mapa era enviado à Federação.

Entre 1998 e 2007 a natação paulista vivenciou uma época de ouro, com campeonatos com alto índice de participação. Estamos falando de competições com 400, 600 e até 1.200 atletas, como o Campeonato Paulista de Não-Federados.

No entanto, essa maciça quantidade era sempre motivo de preocupação para os profissionais do Departamento de Natação e de TI. O termo “TI” (Tecnologia de Informação), aliás, só foi implantado em 2004: até então recebia o título de CPD, Centro de Processamento de Dados. O termo foi alterado para se ajustar à – ainda – pequena revolução interna que mudou a forma de trabalho com as informações: era preciso ter mais inteligência, tecnologia e organização para obter o mesmo resultado de um processamento de dados, com menos recursos, mais agilidade.

Para o Departamento de Natação, o mapa significava um grande trabalho para checar se o regulamento era cumprido e se os tempos de balizamento existiam e estavam dentro da tabela de índices de participação – para campeonatos estaduais. Isso foi resolvido com o CBDA System, que como centralizava os históricos de atletas em um banco de dados local, o programa checava o melhor resultado de cada prova e de cada atleta, no momento da inscrição (manual, no próprio programa). Quanto às regras, por muitas e muitas vezes o processamento manual esbarrava em descuidos dos técnicos, que marcavam inscrições mais que o número máximo permitido ou ainda em provas cujo atleta não detinha o tempo mínimo de participação.

Neste último caso – a falta do tempo mínimo – por vezes esbarrava em um problema logístico de competições simultaneamente acontecendo, e que coincidiam com o prazo de inscrição. Ou seja, o atleta obteve o índice numa prova realizada no dia 02/10, o prazo de inscrição para o campeonato estadual era 03/10, mas a competição em andamento só terminaria no dia 05/10, e como era outra Federação ou a própria CBDA que estava executando, os resultados só eram enviados entre 1 a 5 dias após o término da competição onde o atleta obteve o índice de participação. E aí o técnico recorria à solicitação manual, fora do prazo, mas que atendia o regulamento. No entanto, era um processo difícil e com altas chances de falha: se o atleta já tivesse o índice, e o resultado na competição citada fosse seu melhor tempo, ainda assim o tempo de inscrição não sairia com o seu melhor tempo se o técnico não avisasse a Federação…

Todo esse processo de inscrição ainda esbarrava na acessibilidade à internet na época. A FAP, assim como CBDA e diversas outras Federações – não todas, mantinham ativo um site oficial, onde eram publicados os balizamentos. Com participação entre 40 a 100 equipes, a conferência do balizamento antes do início da competição era um método difícil, tanto para os técnicos quanto para a própria Federação. O arquivo costumava ter mais de 80 páginas, imprimi-los consumia tempo e dinheiro. Múltiplas versões de balizamento eram disponibilizadas on-line, atualizadas a cada vez que se encontrava um erro, como tempo de balizamento errado ou atleta que tinha índice de participação e não foi incluído no prazo.

Então estava claro para a Diretoria da Federação e para o Swim It Up! que o maior problema no momento era tornar o processo de inscrição rápido, confiável e prático.

Desenvolvido em apenas 4 meses, o sistema de inscrição on-line da FAP estreou em 2006. Junto com ele, o site foi remodelado para permitir que os eventos estivessem estruturados para criação de calendários e as páginas das competições contendo suas respectivas informações, uma ferramenta de publicação de notícias foi desenvolvida e também foi criado um controle de assinatura do jornal impresso Aquática Paulista, todos integrados em um único banco de dados e centralizados no site oficial. Galeria de fotos, gerência e cadastro de newsletters, cadastro de boletins oficiais, tabelas de índices e recordes… Tudo isso e muito mais foi sendo incorporado ao site entre 2007 e 2008.

Versão 2 da Inscrição On-Line

Exibição do mapa na versão 5 do Inscrição Online

Notícias da época sobre a inscrição on-line:

 

Uma das grandes vantagens da Inscrição On-Line visíveis aos técnicos e clubes foi a eliminação de conferência de tempos de balizamento, realizada de forma automática no momento da inscrição, mostrando na hora para o técnico qual era o melhor tempo do atleta em cada prova. Dois anos mais tarde, as regras da competição foram incorporadas e o mapa de inscrição online mostraria também quem poderia ser inscrito para a competição, reduzindo a zero os erros relacionados a falta de índice mínimo de participação e tempo de balizamento errado.

Já para a FAP, o ganho foi de redução do tempo de processamento das inscrições em mais de 97%: com as inscrições realizadas por cada equipe e os dados já dispostos em banco de dados, as informações eram embutidas diretamente no CBDA System e, assim, já estava pronto para gerar os relatórios como balizamento e total de atletas inscritos. A redução drástica do tempo de processamento permitiu que os prazos de inscrição, que eram entre 40 a 25 dias antes do primeiro dia do evento, fossem reduzidos para 7 dias.

Com um grande problema resolvido, seria a vez de solucionar outros. A velocidade de processamento das inscrições agora esbarrava em um problema interno e deveras espinhoso: o controle financeiro. Era preciso desenvolver um controle do processo de inscrições que envolvesse o controle financeiro do evento, isto é, quem pagou as inscrições, quando, quanto e qual o método de pagamento.

Nascia aí a espinha dorsal do Aquatica Online, a evolução natural do Inscrição Online. O desenvolvimento do sistema de gestão esportiva começou com relatórios, controle e cadastro financeiro de inscrições, e evoluiu para o controle das contas bancárias, extratos, fluxo de caixa, relatório de inadimplência, entre muitos outros relatórios e opções que foram moldados exatamente de acordo com as necessidades da FAP. Este avanço também trouxe inclusive uma ferramenta para bloqueio de inscrição em caso de inadimplência, prevenindo que houvessem problemas com inscrições não-pagas ou outras taxas em aberto. Foi praticamente um “vazamento na torneira” consertado que levou a uma severa economia para a Federação, que continuou investindo no aprimoramento do Aquatica Online.

Com diversas particularidades constantes em regulamentos criados pela Federação e pelo seu Conselho Técnico, novos eventos e o formato de Delegacias Regionais, o CBDA System – e seu substituto CBDAWeb – já não conseguia prover as necessidades da FAP e em 2009 os Campeonatos Paulistas contaram com o Aquatica Piscina, módulo do Aquatica Online dedicado a executar uma competição, o chamado “meet management system” em linguajar técnico internacional.

O sistema foi desenvolvido com consulta e supervisão direta dos departamentos de natação e de arbitragem, para que atendesse a todas as necessidades atuais e futuras da FAP em eventos de natação. Pela primeira vez, nascia um sistema de gerenciamento de resultados com versões offline e on-line, um marco histórico inclusive na natação mundial, e totalmente integrado com a cronometragem eletrônica, obtendo os resultados de cada prova de forma rápida, segura e otimizada.

Tela principal da versão 2015 do Aquatica Piscina

O Aquatica Piscina também foi pioneiro na integração com o site, permitindo que resultados recém-criados fossem publicados no site oficial, e também foi pioneiro na integração com as redes sociais, publicando não só o resultado dos 3 primeiros colocados de cada prova no Twitter, mas também gerando o chamado “Podium Card“, onde continha a imagem dos 3 atletas e seus resultados, para compartilhamento e divulgação da competição.

Em 2015, o Swim It Up! tomou a iniciativa de lançar o primeiro app de resultados de natação do Brasil e desenvolveu o App Aquática Paulista com o conceito de mesma base para dois sistemas operacionais, no caso o iOS, sistema da Apple, iPhones e iPads, e o Android, sistema prodominante no Brasil, voltado para smartphones e tablets de diversas marcas como Samsung, LG e Huawei. O app tinha uma exclusiva tela de “resumo do atleta” onde apresentava todos os resultados do atleta na competição selecionada, incluindo também suas pontuações alcançadas e recordes superados.

Nesse momento, todas as 5 modalidades aquáticas já estavam consolidadas no Aquatica Online, com eventos, inscrições e publicação de relatórios. Controle de arbitragem, com cadastros, alertas de convocação e gerenciamento financeiro foi incorporado ainda em 2009 e desde então tornou-se uma ferramenta essencial para a Comissão de Arbitragem e o Departamento Financeiro. As inscrições on-line para cursos de arbitragem também foram desenvolvidas, e nos últimos 10 anos o serviço foi utilizado nada menos que 249 mil vezes por clubes filiados, não-federados, convidados e estrangeiros, totalizando quase 1 milhão (960 mil) inscrições recebidas e processadas.

 

Pela similaridade com a natação, as maratonas aquáticas foram o caminho natural como a segunda modalidade a ser completamente informatizada. O Aquatica Piscina automaticamente muda parâmetros e layout quando a competição é de maratonas e também permite executar uma competição de maratonas offline ou online.

Posteriormente, o polo aquático recebeu sua versão do Aquatica Piscina, intitulado “Placar Online“, com uma exclusiva súmula digital que eliminaria por completo a necessidade da súmula em papel, sendo possível oferecer dessa forma diversas estatísticas em tempo real que anteriormente era impossível de acontecer. O público conseguia acompanhar o resultado de qualquer partida de forma on-line e atualizada, e os mesários tinham em suas mãos uma ferramenta prática e avançada para controlar os jogos e as informações de polo aquático.

Placar Online, gerenciamento de resultados de jogos de polo aquático do Aquatica Online

Os saltos ornamentais e nado artístico foram integrados em 2018 ao Aquatica Online e mantém o registro dos resultados no módulo Resultado Online, conseguindo obter os resultados de forma similar aos da natação.

Desde 2006, a Inscrição Online passou por 6 grandes mudanças registradas em suas versões. A versão atual, ainda em desenvolvimento – paralizada por causa da Pandemia COVID-19 – novamente prevê um avanço no modo de realizar inscrições, aumentando a integração entre técnicos e sistema durante uma competição e permitindo interação mais constante, imperativa num mundo dominado pelas redes sociais. Já o Aquatica Online mantém seu código-fonte core intacto e estável por mais de 10 anos, um feito incrível para um mundo em grandes transformações digitais. Na apresentação, no entanto, desde 2015 o site oficial da FAP vem apresentando diversas modificações focando quase que exclusivamente o público mobile, visto que nada menos que 85% dos acessos provém de dispositivos móveis e smartphones.

Neste ano, em dezembro, completa-se 15 anos de parceria entre Federação Aquática Paulista e Swim It Up!, um caso de sucesso que deve ser registrado historicamente como a parceria que revolucionou os esportes aquáticos do Brasil, uma parceria que ficou conhecida como Aquatica Online.


SOBRE SWIM IT UP! SISTEMAS DE NATAÇÃO

Swim It Up! Sistemas de Natação é uma empresa que atualmente mantém o site e sistema de gerenciamento de atletas e competições da ABMN e Federação Aquática Paulista. A empresa, pioneira e inovadora em se tratando de tecnologia, websites e aplicativos na natação brasileira, é conhecida pelo site de resultados e rankings on-line desde 1996, e desenvolve sistemas de natação altamente especializados e sob medida desde 2004, e investe em desenvolvimento de apps para smartphones desde 2016.

A empresa é gerenciada pelo ex-nadador Julian Aoki Romero, autodidata em informática e formado em Jornalismo pela Universidade Estadual de Londrina, fundando em 1996 o site junto com seu irmão, Rogério.

Comments 3

  1. Parabéns meu amigo, você é um marco e parte integrante da história da natação paulista, nacional e internacional. Todos somos sabedores de sua capacidade profissional e conhecimento dos esportes aquáticos. Nossas idéias trocadas em Bauru ainda virão com certeza. Você é o cara👍👏🤗🏊🏊

  2. Parabéns Julian, precisamos por nossos sistemas em linho com o sistema mundial de informações. A natação carecer agradece a força de seu trabalho.

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